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GWA Welcomes Online Admissions Testing

This week focuses on one of the challenges posed by GWA’s online operations this spring that has not caught the attention of most people in GWA’s community but yet remains critically important to the success of GWA:  online admissions testing.

To gain admission to GWA, candidates not only submit academic reports and other pertinent documents; they also get assessed by the Early Childhood, Elementary, and Upper School admissions testing teams to provide the Enrollment Management Committee with important data that guide its enrollment decisions.  The quarantine-enforced move into Online School operations in mid-March came at a traditional high point of GWA’s admissions season that typically runs from January through August.  Since then, the fancy banners inviting families to on-campus admissions testing sessions scheduled monthly have gone unseen on the empty campus.  However, that has not stopped GWA’s admissions efforts from continuing the important work of recruiting, assessing, admitting, and enrolling new students for the 2020-2021 school year that starts next fall.

“With the adoption of new admissions software a few years ago, our admissions process has been mostly online for a while,” said Admissions Manager Fatima Zohra El Alaoui.  “But testing was one element we found difficult to move online,” she said.  Relying on the same 21st century skills practiced by teachers, students, and parents during Online School, the admissions staff used creativity, flexibility, and grit to modify testing procedures in ways that allow the Enrollment Management Committee to continue consideration of applications for admission without compromising the ability to make decisions ensuring student quality and alignment with GWA’s Visions Statement.  “We are so excited to be able to continue our admissions work even amid the unique circumstances this spring, and have been pleased with the positive response we have received from the families of applicants doing admissions testing online.  From the youngest applicants for our Nursery program through applicants for high school grades, our process welcomes families to the prospect of joining the GWA community next year even when the campus itself remains closed,” said Mme El Alaoui.

Details of the testing vary somewhat for applicants to Nursery through Kindergarten programs, Elementary grades 1-5, or Upper School grades 6-12 in order to measure well what matters most in their respective assessments.  The general process is the same for all, though, in that admissions staff help guide families through submitting key documents providing important information about their children, then set up testing appointments for student candidates with members of the testing teams to assess language and other important skills, with the interviews recorded to include things of note in applicants’ files.  Following the online tests, the testers share test results with the Enrollment Management Committee, which makes the ultimate decisions on which candidates to offer admission for the upcoming school year.

“Even though our testers will enjoy their summer holidays, testing online allows us to continue testing through the summer by setting virtual meetings with them wherever they may happen to be in the world,” said Mme El Alaoui.  “For so many schools, existing in a purely online setting creates a huge obstacle to moving forward with admissions activity.  But at GWA, online admissions testing is just one more way for us to model 21st century education for our students and families, and for all of Casablanca,” she said.

GWA Introduit les Tests d’Admission en Ligne

L’article de cette semaine est consacré à l’une des difficultés rencontrée par le fonctionnement en ligne de GWA, insoupçonnable pour la plupart des membres de notre communauté, mais dont le succès de GWA dépend malgré tout largement : les tests d’admission en ligne.

Pour être admis à GWA, les candidats doivent non seulement constituer un dossier avec leurs résultats scolaires et autres documents pertinents, mais doivent également être évalués par les équipes d’admissions de la Maternelle, de l'École Primaire ou Secondaire, pour fournir au Comité de Gestion des Inscriptions des données importantes guidant leurs décisions. Le confinement, obligeant le campus à fonctionner en ligne à la mi-mars a coïncidé avec le traditionnel pic d’activité de la saison des admissions à GWA, qui s’étend de janvier à août.  Depuis lors, les banderoles colorées invitant les familles à venir sur le campus pour les sessions d’admissions organisées chaque mois sont restées invisibles sur notre campus déserté. Cela n’a cependant pas entravé le dynamisme et les efforts de l’équipe des admissions de GWA, qui a poursuivi son vaste travail de recrutement, évaluation, admission et inscription des nouveaux élèves pour l’année scolaire 2020-2021 démarrant à l’automne prochain.

“Suite à l’installation quelques années plus tôt d’un nouveau logiciel de gestion des admissions, le processus des admissions se faisait déjà en grande partie en ligne”, nous indique Fatima Zohra El Alaoui, la Responsables des Admissions.  “Mais les tests furent un élément difficile à mettre en place en ligne,” poursuit-elle. En s’appuyant sur les mêmes compétences du 21ème siècle qu’enseignants, élèves et parents ont appliquées pendant l'École en Ligne, l’équipe des admissions a déployé des talents de créativité, flexibilité et ténacité pour modifier les procédures d’évaluation. De ce fait, le Comité de Gestion des Inscriptions fut à même d’étudier les demandes d’admission, sans compromettre l’intégrité de leurs décisions, préservant la qualité des élèves et les valeurs de l'Énoncé de Vision GWA.  “Nous sommes particulièrement ravis de pouvoir continuer notre travail au service des admissions malgré les circonstances exceptionnelles que nous avons vécues ce printemps. Nous sommes satisfaits du taux de réponses positives des familles candidates effectuant les tests d’admissions en ligne. Qu’il s’agisse des plus jeunes candidats postulant pour notre programme de Nursery, jusqu’aux candidats pour les classes du lycée, notre procédure accueille les familles en vue de rejoindre la communauté GWA l’année prochaine, même si le campus reste physiquement fermé” indique Mme El Alaoui.

Les modalités des évaluations diffèrent quelque peu si les enfants sont candidats aux programmes de Nursery-Kindergarten, aux classes du Primaire (grade 1-5), ou aux classes du Secondaire (grade 6-12), afin d’apprécier au mieux les critères les plus importants dans leurs évaluations respectives. La procédure générale reste cependant identique pour chacun : le service des admissions accompagne les familles dans la constitution du dossier qui contient des renseignements importants sur leur enfant, puis fixent les rendez-vous en vue des tests. Des membres de l’équipe des admissions évaluent le niveau de langue et d’autres compétences importantes des élèves candidats, lors d’un entretien enregistré, afin d’inclure ces éléments dans leur dossier de candidature. Suite aux tests en ligne, les examinateurs partagent leurs conclusions avec le Comité de Gestion des Inscriptions, à qui revient la décision finale du choix des candidats reçus pour l’année scolaire à venir.

“Bien que nos examinateurs partent en vacances cet été, cette formule nous permet de poursuivre les tests en ligne durant tout l’été, en leur fixant des rendez-vous virtuels, où qu’ils se trouvent dans le monde” explique Mme El Alaoui.  “Pour de nombreuses écoles, le fait d’exister dans un environnement purement en ligne est une entrave aux activités liées aux admissions. Mais à GWA, les tests d’admissions en ligne constituent simplement une manière de plus d’expliciter la pédagogie du 21ème siècle à nos élèves et nos familles, ainsi qu’à tout Casablanca,” conclut-elle.